La “Legalizzazione” consiste nell’attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento, nonché dell’autenticità della firma stessa.

La Prefettura provvede, alla legalizzazione delle firme su documenti da e per l’estero, nello specifico su:

• atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all’estero;
• atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, affinché abbiano valore in Italia.

I documenti emessi da Comuni (uffici anagrafici e dello stato civile), da Provveditorati agli Studi, Rettori e Direttori amministrativi universitari dovranno essere preventivamente legalizzati presso l’Ufficio Territoriale del Governo (ex Prefettura) competente.

La legalizzazione dei titoli di studio della scuola dell’obbligo e di documenti firmati da Presidi, Vice Presidi e Direttori amministrativi di scuole primarie, scuole secondarie di primo e secondo grado devono essere convalidati dall’Ufficio Scolastico Regionale competente territorialmente. L’Ufficio di Roma, si trova in Via Pianciani 32. Successivamente si potrà procedere alla legalizzazione presso l’Ufficio Territoriale del Governo (ex Prefettura) competente.

L’apposizione dell’apostilla e la legalizzazione  di atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica e  per l’ambito territoriale di Roma l’Ufficio è in Via Gregorio VII, n. 122.

• Si evidenza che la legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati dalle seguenti Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968: Austria, Cipro, Francia, Germania, Grecia,  Irlanda, Liechtenstein, Lussemburgo, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Repubblica Moldova, Regno Unito, Romania,  Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.
• I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della c.d. Apostille (ovvero un timbro speciale attestante l’autenticità del documento e la qualità legale dell’Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione, fatte salve le esenzioni stabilite da accordi internazionali più favorevoli. M.A.E. – Traduzione e legalizzazione dei documenti.

Un documento originale italiano affinché abbia valore ed effetto legale in Brasile deve essere legalizzato “legalização de documentos italianos” presso il Consolato Generale del Brasile di Roma o di Milano in base all’ambito territoriale di competenza. In una fase precedente ogni documento italiano deve essere legalizzato dall’autorità competente Italiana, a seconda dell’ufficio che lo ha rilasciato.

Il Consolato Generale del Brasile di Roma ed il Consolato Generale del Brasile di Milano sono abilitati a riconoscere le firme depositate dei funzionari delle seguenti autorità italiane: Ministeri; Uffici Territoriali del Governo (ex Prefetture); Procure della Repubblica; Camere (o uffici provinciali) di Commercio, Industria, Agricoltura e Artigianato; inoltre notai della giurisdizione del Consolato Generale del Brasile a Roma.

Per quanto riguarda i documenti emessi da Tribunali, firmati da Cancellieri, dovranno essere preventivamente legalizzati presso l’Ufficio Legalizzazioni della Procura della Repubblica competente. Anche i documenti emessi da notai che non abbiano depositato la loro firma presso il Consolato Generale del Brasile, dovranno essere legalizzati presso l’Ufficio Legalizzazioni della Procura della Repubblica competente.

In seguito alla legalizzazione dell’ufficio consolare brasiliano competente, un documento originale straniero, affinché abbia valore legale in Brasile, deve essere tradotto in Brasile da un traduttore giurato. LE AUTORITÀ UFFICIALI BRASILIANE NON AMMETTONO TRADUZIONI EFFETTUATE ALL’ESTERO.

Per quanto riguarda la documentazione che dovrà essere presentata al Consolato Generale del Brasile a Milano, prima di consegnarla è importante osservare le istruzioni per la legalizzazione di documenti italiani. I certificati rilasciati dalle autorità italiane della giurisdizione del Consolato Generale del Brasile a Roma dovranno essere precedentemente legalizzati presso gli Uffici consolari a Roma prima di essere presentati al Consolato Generale del Brasile a Milano.